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Projektschritte im Arbeitszeitmanagement

Die Arbeit erfolgt fast ausschließlich in Form von Projekten. Dabei gibt es – praktisch immer – eine interne Projektleitung und eine multidisziplinäre Arbeitsgruppe mit ca. 8-10 Personen. Bei großen Projekten gibt es zusätzlich oft eine Steuerungsgruppe mit möglichst hochrangigen Vertretern.

Solche Beratungsprojekte können standardisierte Elemente enthalten, lassen sich aber keinesfalls darauf reduzieren. Im Gegenteil – neue und komplexe Herausforderungen sind fixe Bestandteile von Projekten.

In einem ganz klassischen Projektverständnis gilt oft ein lineares Vorgehensmodell mit den groben Phasen: Start, Ist-Analyse, Soll-Analyse, Bewertung der Alternativen und Umsetzung. Das lineare Vorgehen in Projekten ist und war in der Praxis nur in Sondersituationen durchführbar.

Ein etwas moderneres Verständnis des Vorgehens in Projekten beinhaltet bereits das Element der Rücksprünge. Das Vorgehen wird als Lernen über Möglichkeiten und Anforderungen, Sammeln von Erfahrungen und Umsetzen verstanden.

 

Die Projektschritte folgen einem Kreislauf.

Dieses allgemeine Schema kann bei einfacheren Projekten – und bei ausreichender Erfahrung zum Thema – das gesamte Projekt strukturieren. Oft ist es aber so, dass es nicht so einfach ist.

Meist gibt es zu Beginn von Projekten nicht viel mehr als einige grobe Ideen – jeder Beteiligte hat zumindest eine Idee im Kopf. Komplexe Projekte können aber nicht von Anfang bis Ende im Detail geplant werden. Aufträge sind ein erstes Zwischenergebnis, das sich im Laufe der Zeit immer wieder verändern wird. Es wird Überraschungen geben, das Vorgehen muss flexibel genug sein, um darauf reagieren zu können und sich dem Lernfortschritt anzupassen. Stabilität kommt über gute Entscheidungsverfahren und eine passende Projektstruktur, nicht durch zu frühe Festlegung von Dingen, die noch nicht durchdacht sind oder sein können.

Mit dem Anspruch eines realistischen Projektdesigns kann der „Weichheit des Problems“ und der „Unberechenbarkeit der Welt“ Rechnung getragen werden, indem die Beteiligten schrittweise versuchen ein besseres Verständnis der Zusammenhänge zu bekommen. Darauf aufbauend können Ziele definiert oder angepasst werden. So kann sich das Thema vielfach ändern. Es ist ein offenes, stark von Reflexion getragenes Vorgehen, das Überraschungen mit sich bringt und erlaubt.

Die Abarbeitung erfolgt nicht in streng getrennten Phasen von Ist/Soll/Umsetzung. Die Phasen unterscheiden sich im Schwerpunkt, es handelt sich aber immer um einen Mix aus Ist-Analyse, Soll-Analyse und Umsetzung(svorbereitung).

 

Ein gutes Projektdesign verfolgt die Arbeit am und im Problem.

Im Vorgehensmodell wird zwischen der Arbeit am Projekt und an der Projektstruktur einerseits und der tatsächlichen Arbeit im Projekt andererseits unterschieden, auch wenn es fließende Übergänge und Doppelnutzung gibt (Beispiel: Eine Wahrnehmung aus dem Bereich der Ist-Analyse hat Konsequenzen auf die zu entwickelnde Lösung und auf die Projektstruktur – es muss eine zusätzliche Qualifikation ins Team geholt werden).

  • Ist-Analyse, Soll-Analyse und Umsetzung bzw. Umsetzungsplanung sind durchgehend eingezeichnet. Das spiegelt das Verständnis wider, dass diese Elemente „immer“ im Raum stehen, wenn auch in unterschiedlichem Umfang.
  • Der Fokus wird durch die Linie repräsentiert, die anderen Aspekte dürfen dabei aber nicht ganz aus dem Sichtfeld rutschen.
  • Die Zahl der Schlangenkurven zwischen einer geplanten und breiten Reflexion des Projektes und der Arbeit im Projekt ist ein wichtiges Designelement. Hier ist ein systematisches Reflektieren mit (zumindest potenziell) umfangreichem Redesign gemeint.
  • Projektetablierung bezeichnet das Schaffen der Projektstruktur als eigene Struktur. Es geht darum, dass Personen ihre Rollen im Projekt übernehmen und das Projekt seine eigene Dynamik zu gewinnen beginnt.
  • Projektabschluss bedeutet das offizielle Beenden des Projekts. Es verfügt danach über keine Strukturen und Ressourcen mehr. Reflexion soll dabei Lernen für zukünftige Projekte und für das „Leben danach“ ermöglichen.
  • Evaluierung ist einzuplanen (was oft nicht passiert). Das kann vom Umfang her ein eigenes Projekt sein. In Sonderfällen ist sie noch Teil des ursprünglichen Pakets (mit all den Schwierigkeiten der Selbstbeurteilung).
  • Die Projektplanung erfolgt primär in der ersten Phase des Projektes. Es kann zuerst nur darum gehen, ein Problemfeld grob zu umreißen und dann einen Generierungs- und Prüfungsprozess für erste zu bearbeitende Probleme anzustoßen. Die Problemlösung kann notgedrungen erst danach erfolgen. In späteren Phasen kann aber auch viel an Planung erforderlich sein.
  • Mit dieser Offenheit des Projektdesigns haben Auftraggeber zu kämpfen, aber auch die Durchführenden; trotzdem handelt es sich dabei um ein realistisches Design. Es kann Belastungen und Erklärungsbedarf in der Zusammenarbeit mit Auftraggeber und anderen Beteiligten mit sich bringen, wenn ein Projekt nicht gleich startet und wenn die Aufgaben- und Problemstellungen so stark hinterfragt werden. Zumeist ist dies aber das einzig angemessene Verhalten, um von vorschnellen Lösungen wegzukommen.
    Gleichzeitig entlastet ein derartiges Herangehen auch. In dieser starken Perspektive des Problemeschaffens ist der Lernaspekt mit eingebaut. Damit gehören auch Veränderungen der Aufgabenstellung, Fehler und Irrwege dazu. Es geht nicht mehr darum, Fehler völlig zu vermeiden, sondern das Beste aus der jeweiligen Situation zu machen.
  • Insgesamt ist dieses Vorgehen gekennzeichnet durch viele weiche Elemente, kurze Schleifen und das bewusste Leben mit der Unsicherheit.


Die Gliederung der Vorgehensschritte richtet sich daher nach Größe und Komplexität des zu bearbeitenden Themas, nach Zeitdruck und Vorerfahrungen, etc. Bei großen Projekten werden mehrere Phasen unterschieden. Form und Umfang des Ausprobierens der neuen Modelle und der Evaluierung richten sich nach den Rahmenbedingungen.

Phasen definieren Teilprojekte. Meilensteine sind wesentliche Zwischenergebnisse des Projekts, bei denen etwas abgeschlossen sein soll.

Eine allgemeine Struktur, die den obigen Überlegungen zum Vorgehen im realistischen Projektdesign und realistischer Projektarbeit entspricht, könnte z.B. so aussehen:

  • Orientierung, Auftragsverfeinerung und Grobplanung, Projektetablierung
  • Sondierung von Lösungsmöglichkeiten
  • Verfeinerung und Experimente/Pilotprojekte
  • vollständige Umsetzung


Am Ende jeder Phase kann reflektiert werden, wie weit der bisherige Weg angepasst werden muss, ob die Projektstruktur und Zusammensetzung der Gruppen passen, etc.
In einem Sozialunternehmen (link auf case study NÖ Volkshilfe) wurden nur jeweils die nächsten, überschaubaren Schritte im Detail geplant. Die Rollen und Verantwortungen waren in jeder Phase neu zu definieren, und es gab auch Prüfungen, wie weit die ursprünglichen Ziele zu den neuen Erfahrungen passten.