XIMES-Studie:
Reserveplanung hat großen Nachholbedarf in Österreich

Im März 2010 präsentierte XIMES eine Studie zum Thema “Reserveplanung in der Praxis“. Fazit: Die Reserveplanung ist ein wenig systematisch bearbeitetes Gelände.

Großer Handlungsbedarf und -spielraum
Obwohl 45% der Befragten aussagen, dass aufgrund von Abwesenheiten (z.B. Krankenstand, Urlaub) oft vermeidbare Kosten anfallen und 42% meinen, dass Abwesenheiten bei Mitarbeitern häufig zu Überlastungen  führen, ist die Reserveplanung ein wenig systematisch bearbeitetes Gelände. "Es besteht großer Handlungsbedarf, aber auch ein großer Handlungsspielraum", belegen Studienautor und XIMES-Geschäftsführer Univ. Doz. Dr. Johannes Gärtner sowie MMag. Gerald Edler (Senior Consultant bei XIMES) anhand der neuen Studie, die anlässlich eines XIMES-Kundendialogs in Wien präsentiert wurde.

Basis ist eine Online-Umfrage, an der 33 Probanden aus den verschiedensten Branchen (Produktion, Industrie, Gesundheit, Soziales, Öffentlicher Sektor) teilnahmen. Knapp 60% der Befragten arbeiten für österreichische Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern, 75% der Befragten sind Führungskräfte.



Zeitguthaben werden wenig genutzt
Die Themen 'Reserve' und der 'Umgang Abwesenheiten' sind laut Umfrage für 60% der Mitarbeiter und sogar 90% der direkten Vorgesetzten dauernd oder oft ein Thema, aber nur 20% aller Befragten geben an, dass es Berechnungen zum Volumen der kurzfristigen Ausfälle gibt. Lediglich 40% schauen sich die saisonale Verteilung planbarer Abwesenheiten an, nur jeder Zweite hat Berechnungen zum Ausmaß planbarer Abwesenheiten zur Verfügung. Schließlich meint jeder Vierte zum Thema Reserve- und Ausfallsplanung resignierend: "Wenn weniger Mitarbeiter als geplant ausfallen, sind halt zu viele da."

Kosten und Belastungen sind reduzierbar
"Zeitguthaben werden wenig genutzt, Überstunden und externe Kräfte sind weit verbreitet“, sagt Univ. Doz. Dr. Johannes Gärtner. Gerald Edler bestätigt: "Sowohl die Kosten als auch die Belastungen könnten reduziert werden. Unternehmen haben kaum Berechnungen, wie viel das kostet und was sie sparen würden. Analysen aus unseren Beratungsprojekten zeigen, dass bei besserer Reserveplanung häufig Kosten aus überflüssigen Überbesetzungen bzw. nicht notwendigen Überstunden im Ausmaß von 2 bis 5% der Personalkosten vermieden werden könnten."

Wesentliche Ausfallzeiten sind vorhersehbar
Studienautor Gärtner rät den Führungsverantwortlichen, Reserven nicht unter dem Blickwinkel unvorhersehbarer 'Grippewellen' zu diskutieren und zu planen, denn in der Wirklichkeit sind überraschende kurzfristige Abwesenheiten vom Volumen her nur ein kleiner Teil der gesamten Ausfälle, ein wesentlicher Anteil der Ausfälle ist gut vorhersehbar, so dass planerische Ausgleichsmaßnahmen getroffen und Kosten gespart werden können.