Jahresplanung

 " ... ich hätte mehr Mitarbeiter gebraucht ..." sollte nie mehr gesagt werden müssen!

Was fließt alles in die Jahresplanung ein?

Beschäftigte einzustellen und auszubilden ist teuer. Sich von einander zu trennen zusätzlich schmerzhaft. Zu wenig Personal zu haben ebenso. 

Die Jahresplanung hilft für Monate und Jahre, Personalbedarf und Personalkapazitäten schnell und übersichtlich (typisch auf Wochenebene) planen zu können. Das erlaubt gegenzusteuern bevor es teuer und schmerzhaft wird.

Die vier zentralen Einflussgrößen

  1. Beschäftigungsverläufe - Was ist an Fluktuation und Ausfällen zu erwarten? Wie lange dauert die Einschulung? ...

  2. Was wären mögliche Szenarien zur Personalstruktur (Anzahl, Teilzeit, Leasing ...)?

  3. Leistung und Arbeitszeit - Welche Arbeitszeitmodelle sind möglich, und wie viel an Leistung wird erzielt? Welche Einflussgrößen gibt es?

  4. Welche Aufträge kenne ich schon und was sind mögliche Szenarien des zukünftigen Leistungsbedarfs?

Beispiele für Stellschrauben und Ergebnisse:

  • Wie werden sich die Zeitkonten, Überstunden ... entwickeln? 

  • Was wäre ein guter Personalmix bezüglich Qualifikation, Beschäftigungsumfang, extern & intern, Einschulung  ...?

  • Was kann an Kosten anfallen?

  • ... 

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Ein kleines Beispiel

In einem Unternehmen gab es

  • Drei Szenarien zum Absatz im nächsten Jahr mit 600, 700, 800 produzierten Maschinen.

  • Daraus ergaben sich unterschiedlich viele Wochen mit dem Bedarf an 10, 15 oder 17 Schichten.

  • Zusätzlich wurde diskutiert, wie viele Personen im Sommer gleichzeitig auf Urlaub gehen können.

Kernfragen waren:

  1. Wie viele Vollzeitstellen wären möglich bzw. dann an Leasingpersonal erforderlich?

  2. Welche Zusatzkosten und Einschulungszeiten wären für den Personalaufbau erforderlich?

  3. Würden die vereinbarten Stundenkonten ausreichen?

  4. Was würde sich ändern, wenn ... Personen in Teilzeit arbeiten würden?

Am Ende war eine schwierige Entscheidung zu treffen: Wie viel Stabilität der Beschäftigung und Kontinuität der Qualifikation erwartete die Unternehmensführung einhalten zu können?

Die im Zuge der Jahresplanung durchgerechneten Szenarien gaben Sicherheit. Kennzahlen dienen nun zum Monitoring der IST-Entwicklung und erlauben rechtzeitige Anpassungen.


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Technik

In unserer TIS-Technologie setzen wir Projekte mit anpassbaren Bausteinen auf. Damit sind bestehenden Analysetools sofort nutzbar und gleichzeitig für Spezialfragen einfach erweiterbar. 

Vorhandene Datenbestände aus verschiedensten Systemen unserer Kunden (BDE, Zeiterfassung, Lohn ...) können so zusammengeführt, bequem verwaltet und verglichen werden.  Szenarienrechnungen und und knackige Analyseberichte schaffen einen Mehrwert für unterschiedliche Stakeholder.

Loten Sie die Potentiale der Jahresplanung aus! 
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Grundverständnis

Es braucht eine für Ihre Aufgabenstellung maßgeschneiderte und möglichst von allen Beteiligten akzeptierte Lösung:

  • Bereits Bekanntes muss einfließen (z.B. Aufträge) 

  • Unbekanntes (z.B. geschätzte Aufträge) muss in Szenarien bearbeitbar gemacht werden

  • Die Spezialitäten der rechtlichen Rahmenbedingungen müssen abgebildet werden

  • Wichtige Ergebnisgrößen - Stundenkonten, Überstunden, Leerläufe ...  - werden berechenbar

  • Wichtige Steuerungsmechanismen müssen im System abgebildet werden

     

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Vorgehen

Es wird die Lösung gesucht, die genau Ihre Bedürfnisse abdeckt - weder werden Sie mit Optionen überhäuft noch fehlen wichtige:

  • Welche Daten sind nutzbar? Was ist erforderlich?

  • Welche Stellschrauben sind für die Planung wichtig?

  • Welche Flexibilität können Arbeitszeitmodelle liefern, was steht sonst an Flexibilität zur Verfügung?

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Vorteile

  • Alternativen werden sichtbar und nachvollziehbar bewertet

  • Probleme werden frühzeitig erkannt und sind daher noch viel kleiner, Kosten und Konflikte werden vermieden.

  • Alle Beteiligten haben das gleiche Verständnis, die gleiche Information - ein erforderliches Fundament für Entscheidungen, die auch in "rauher See" halten.