Personalbedarf und Personalbedarfsberechnung

Kernidee

In (fast) allen Organisationen fallen im laufenden Betrieb Unmengen zeitbezogener Daten an (z.B. Arbeitszeitdaten, Kassadaten, Einsatzzeiten, produzierte Stück). Diese können für die Personalbedarfsbestimmung verwendet werden.

 Statt mit teuren, mühsamen und fehleranfälligen Erhebungen neue Daten zu sammeln, bringt die Nutzung vorhandener zeitbezogener Daten enorme Vorteile: 

• Diese Daten zeichnen sich oft durch eine hohe Qualität/Verlässlichkeit aus, weil ihre Erfassung auch für andere Aufgaben/Abteilungen wichtig ist und bereits viel Aufmerksamkeit darauf verwendet wurde. 

• Sie stehen oft über sehr lange Zeiträume zur Verfügung. 

• Ihre Beschaffung kostet wenig. 

• Große Datenmengen müssen meist gereinigt und aufbereitet werden (genau dies wird durch unsere Software Time Intelligence Solutions - TIS erleichtert). 

• Wenn die Daten für eine andere Auswertung als ursprünglich vorgesehen "mitverwendet" werden, kann dies mit Interessen der "Datenerfasser und -verwalter" kollidieren und ist sorgfältig abzustimmen. 

• Wenn die Daten dazu verwendet werden, nicht nur den Bedarf, sondern auch die Leistung von Gruppen bzw. Personen auszuwerten, sind Konflikte absehbar und die Nutzung der Daten für eine bessere Organisation der Arbeitszeit und der Abläufe wird erschwert. Eine mögliche Lösung kann die Anonymisierung der Daten sein.

Eine Vielzahl von Datenbeständen kann zur Verfügung stehen. Beispiele:

Arbeitszeitdaten:

• Filialnummer 

• Planungsbereich 

• Zeitraum 

• Zeit VON (z.B. Arbeitsbeginn aus der Zeiterfassung)

• Zeit BIS (z.B. Arbeitsende), bzw. 

• Anzahl MitarbeiterInnen im Zeitintervall anwesend, abwesend,... 

• Darin enthaltene Pausenminuten

Handel - Kassa:

• Filialnummer 

• Bonanzahl 

• Wert 

• Anzahl Zeilen/ Verkaufseinheiten 

• Andere Tätigkeiten (z.B. Postdienstleistung, Telefon, Info, Reklamationen, Bankomat) 

• Selbstscan durch Kunden 

• Lotto, Gutscheine, externe Lieferscheine

Analyse und Berechnung des Bedarfs 

• Wichtige Informationen ergeben sich aus der Analyse von Arbeitszeitdaten (z.B. mit Time Intelligence Solution - TIS). - Wo kommt es regelmäßig zu Abweichungen vom Soll, wo gibt es Schwankungen, die nicht nachvollziehbar sind? Wo entstehen Überstunden? 

• Was ergibt sich als Bedarf, wenn verschiedenen Indikatoren (eventuell im Zusammenspiel mit Kennzahlen für erforderliche Arbeiten pro Ereignis) herangezogen werden. - Z.B. Verkäufe, Anrufe, produzierte Stück ...? 

• Schwerpunkt der Analysen ist es, zu verstehen, wie sich Bedarf und Arbeitseinsatz zueinander verhalten und ob es Muster gibt.

Mit Forecasting werden historische Einflussfaktoren identifiziert und für die Vorhersage des Bedarfs genutzt. Oft müssen darauf aufbauend Servicelevel oder Sicherheitsniveaus festgelegt werden. Dazu stehen eine Reihe von Verfahren zur Verfügung (z.B. Für Call-Center).

In vielen Bereichen erlaubt Benchmarking von Personal und Leistung basierend auf diesen Daten den Vergleich bezüglich des Gesamtbedarfs.

Aus derartigen Analysen lassen sich oft sehr starke Aussagen ableiten: 

• Z.B. im Dienstleistungsbereich: Wann war ein Verkaufsschalter unter und überbesetzt - und zwar im Zusammenspiel mit einer Schätzung, welcher Verkaufsvorgang wie lange dauert. WICHTIG: es wird nicht mit einer festen Zeit pro Ereignis gerechnet (z.B. 5 Minuten pro Verkauf einer Fahrkarte), sondern es ist beurteilbar, wann andere Zeiten zu verwenden sind, weil sich Bearbeitungszeiten oft unterscheiden (Bsp.: Stammkunden kaufen vorrangig Montag früh ihre Wochenkarten, Reisende kaufen insgesamt seltener und wenn dann eher Einzelfahrkarten zu anderen Zeiten) 

• Z.B. im Industriebereich: Wie ist der Zusammenhang von Produktivität und Anwesenheit? Kann eventuell mit ausgedünnter Mannschaft in der Nacht gearbeitet werden? .... Zu diesem Thema erschien Herbst 2006 ein Artikel in der Zeitschrift für angewandte Arbeitswissenschaft.

 Bezüglich der Feinheit der Zeitanalysen sollte die Erfassung/Analyse 

• zumindest doppelt so genau sein, wie später geplant werden soll (siehe Abtasttheorem). Beispiel: Es ist angedacht, später Dienste in 1/2h-Intervallen zu gestalten. Dann sollten die  Erfassung und Auswertung mindestens auf 15 Minuten genau erfolgen. 

• besser noch genauer sein, damit Muster in der Zeit besser sichtbar werden. 

Zielsetzung

Ungefähre aber schnellere Abschätzung des Personalbedarfs. 

Berechnung der Stundenvolumina als Basis für die weiteren Berechnungen.

Dies sind Fälle, in denen meist keine oder wenig Unterdeckung und Überdeckung entsteht. 

• ein oder wenige, niedere und kurze Hügel oder Täler, die ca. eine halbe Schichtlänge auseinander liegen, 

• • Hier können meist durch Schichtverlängerungen bzw. Verkürzungen die Spitzen mit erfasst werden. 

  • HINWEIS: Wenn sehr lange und sehr kurze Schichten möglich sind, wachsen die Möglichkeiten deutlich. 

• einer oder wenige, ca. eine oder 2 Schichtlängen lange Hügel oder Täler 

• • Hier passen dann zusätzliche Schichten in den Hügel. 

• für (zusätzliche) Hügel ausreichend viele Teilzeitschichten geplant/machbar 

• • Hier fangen dann diese Teilzeit-Schichten den Hügel ab.

Wirkt einer oder mehrere der im Folgenden beschriebenen Faktoren entsteht Unterdeckung und/oder Überdeckung. Wenn nur einer der unten angeführten Faktoren wirkt, ist oft eine direkte Abschätzung der daraus resultierenden Unter- bzw. Überdeckung grob möglich. Beim Zusammenspiel mehrere Faktoren ist die exemplarische Lösung mit genauen Verfahren der (relativ) einfachere Weg. 

VORBEREITUNG

In der folgenden Betrachtung wird immer von Sockel und Spitze gesprochen. Es wäre auch anders herum bezeichenbar (Plateau und Täler), kommt aber auf's Gleiche heraus. 

Vom Herangehen her gibt es die folgenden kombinierbaren Strategien zur Vermeidung bzw. Reduzierung von Unter- und Überdeckung: 

1. Schichtverlängerungen zur Abdeckung der Spitzen 

2. zusätzlichen Schichten zur Abdeckung der Spitzen 

3. Minimierung der Unter- und Überdeckung durch spitzenübergreifende Planung 

4. (die sehr belastenden) geteilten Dienste bzw. Schichten 

Faktoren, die Schichtverlängerungen zur Abdeckung der Spitzen erschweren bzw. unmöglich machen sind: 

1. Sehr hohe Spitze(n) 

2. • Wenn die Spitze mehr als die doppelte Höhe der Basis hat, geht es nicht mehr. Der entsprechende Teil der Spitze kann dann nicht abgedeckt werden (Unterdeckung). Oder es braucht zusätzliche Schichten (die Höhe der Spitze, die dadurch abgedeckt wird, multipliziert mit der Differenz aus Minimallänge und Dauer der Spitze ergibt die Überdeckung)

3. zu viel Spitzenvolumen aus einer oder mehreren Spitzen, das sich mit Schichtverlängerungen nicht ausgeht und die so so kurz sind, dass sich keine eigene Schichten ausgehen. 

4. • Meist gibt es ein Gefühl dafür, ob dies der Fall ist. Wenn berechnet werden soll, ob es sich ausgeht, dann gilt folgende Beschränkung:Umfang des noch abdeckbaren Spitzenvolumens <= (Maximallänge Schichten - Durchschnittslänge der Basisschichten) * Zahl der Basisschichten

Beispiel: 

Spitzen von 6:00 - 9:00 mit 2 Personen und von 12:00 - 15:00 mit drei Personen. 

Das Spitzenvolumen ist dann 3h * 2Personen + 3h * 3 Personen = 15 Personenstunden 

Wenn als Basis 6 Schichten mit je 8h Länge vorliegen und die maximale Schichtlänge 10 Stunden beträgt, dann sind - selbst bei günstigster Lage der Schichten (d.h. z.B. 2 Schichten beginnen erst um 9:00 und könnten auf 7:00 verlängert werden) - noch maximal abdeckbar 

6 * (10h - 8h ) = 12 Personenstunden. 

Damit können die beiden Spitzen nicht abgedeckt werden

Viele Faktoren können aber dazu führen, dass dieses theoretisch für Spitzenabdeckung zur Verfügung stehende Stundenvolumen nicht praktisch erreicht werden kann (z.B. zu geringe Verschiebbarkeit bestimmter Schichten in der Nacht; Wunsch nach wenigen Schichtarten, unglückliche Abstände der Spitzen). 

Faktoren, die die Abdeckung der Spitzen mit zusätzlichen Schichten erschweren bzw. unmöglich machen sind: 

1. Zu schmale Spitzen bzw. unglückliche Breite: Wenn die Breite (= kürzeste Paarung von An- und Abstiegen) der Spitzen z.B. unter der zulässigen Minimallänge der Dienste liegt bzw. so viel Schichten erforderlich wären, dass die Einsätze pro Woche (Kennzahl) zu hoch werden würden. 

• Es gibt hier unglückliche Längen (z.B. 5h ist oft zu lang, um sich durch die Verlängerung von 2 Schichten abdecken zu lassen, und zu kurz für eine eigene Schicht, 13h sind fast immer zu lang für eine Schicht und zu kurz für zwei. 

2. Zu nahe Spitzen, bzw. Spitzen mit unglücklichen Abständen, die in ihrer Gesamthöhe mehr als die Höhe des Sockels haben 

• Wenn sich Spitzen zu nahe sind, können die Spitzen nicht mehr von zeitlich hintereinander liegenden Schichten abgefangen werden. Es müssen verschiedene sein. Damit reduziert sich aber die abdeckbare Höhe, die sonst für eine Spitze die Höhe des Sockels umfasst (für die Gesamtlänge einer Schicht ist im besten Fall eine Gesamthöhe aller dieser Spitzen in der Höhe des Sockels abdeckbar). 

• Gleiches gilt, wenn der Abstand über der zulässigen Maximallänge liegt, aber die Schicht nicht geteilt werden kann. 

Wenn mehrere obiger Eigenschaften die Situation komplizieren, oder die Minimierung der Unter- und Überdeckung durch spitzenübergreifende Planung erfolgen soll, muss meist der XIMES OPA - Operating Hours Assistant verwendet werden, um Szenarien und exemplarische Lösungen zu rechnen. Ähnliches gilt, wenn geteilte Dienste bzw. Schichten oder neue/komplexe Teilzeitmodelle angedacht werden (müssen).

 z.B. aus Pausen, Schichtlänge 

Wenn hier komplexe Rückwirkungen zu berücksichtigen sind, z.B. eine genaue Pausenplanung ist erforderlich, um die Abdeckung des Nettobedarfs zu bestimmen, wird eine grobe Abschätzung schnell sehr ungenau. Auch hier ist eine detaillierte Lösung erforderlich. Wenn es nur um Volumen geht, reichen entsprechende Faktoren. 

Zuschläge in Form von Zeitgutschriften für bestimmte Lagen der Schichten bzw. Längen fließen hier ein. 

Die Umrechnung obiger Zeiten in den Personalbedarf erfolgt durch Division durch die gewünschte Stundenzahl bzw. ergibt sich die Stundenzahl durch Division durch Köpfe. 

Zum Teil ergibt sich der Zusatzbedarf durch die Ergänzung um kopfzahlabhängige Größen wie z.B. Supervisionszeit pro Person, z.T. Besprechungszeiten ... Aufwendig wird auch die Berechnung von Zusatzzeiten, die von bestimmten Grenzwerten abhängen (z.B. ab 10h Nachtarbeit pro Monat, gibt es 1h Zeitgutschrift).