Planungsschritte im
Arbeitszeitmanagement

Arbeitszeitmanagement ist ein sich ständig wiederholender Prozess.

Beginnend mit dem Ist-Zustand und Forecasts für die nächste Planungsperiode werden die bestehenden Abläufe analysiert und der optimierte Bedarf festgelegt. Ziel des Dienst-/Schichtdesigns ist eine möglichst gute Abdeckung dieses Bedarfs bei gleichzeitiger Einhaltung von rechtlichen und ergonomischen Anforderungen.

Der Personalbedarf errechnet sich auf Basis der verbesserten Abdeckung zuzüglich des Reservebedarfs für Urlaube und Fehlzeiten. Die Verteilung des Bedarfs und Qualifikationen können die Personalstruktur entscheidend beeinflussen.

Aufbauend auf den Personalzahlen und Schichten/Diensten wird dann ein Rahmenplan entwickelt, der möglichst stabil ist und gleichzeitig auf alle Eventualitäten eingeht. Kurzfristige Änderungen, die sich ergeben, werden laufend mit Unterstützung eines PEP-Systems eingearbeitet, das auch die Ist-Daten für die Optimierung im Rahmen der nächsten Planungsschleife liefert.
Die Software-Tools von XIMES greifen an unterschiedlichen Stellen in diesen Prozess ein (s. Grafik).

Dienst-/Schichtdesign

Auf Basis einer Nachfragekurve und der Bearbeitungszeit kann man einen ungefähren Personalbedarf berechnen. Dann schaut man, wie man dieser Kurve mit Frühschichten, Tagschichten, Spätschichten möglichst nahe kommt und wann wie viele Leute kommen sollen bzw. wie das schwankt. Samt der Frage: Was ist eine akzeptable Unterdeckung bzw. Überdeckung im Vergleich zu meinem erwarteten Bedarf?

Das Dienst-/Schichtdesign ist mathematisch komplex und ergonomisch anspruchsvoll, weil die Zeiten enormen Einfluss auf Arbeits- und Lebenszeit der Mitarbeiter haben:

• Wenn zu kurze Dienste/Schichten geplant werden, sind die MitarbeiterInnen ständig damit beschäftigt in die Arbeit und wieder nach Hause zu kommen.
• Wenn schlechte Beginn- und Endzeiten geplant werden, wird das wenig Begeisterung ernten.
• Wenn zu lange Schichten eingesetzt werden, führt das zwar zu mehr freien Tagen, aber zu hoher Belastung während der Arbeit.

Beim Dienst-/Schichtdesign ist die arbeitswissenschaftliche Sicht ebenso zu berücksichtigen wie die betriebliche Sicht.

Personalstruktur

Manche Bedarfskurven lassen sich nur mit hoher Unter- und/oder Überdeckung durch Vollzeitarbeitskräfte abdecken. In solchen Fällen ist der Einsatz von Teilzeitarbeitskräften überlegenswert.

Beim Bedarf ist mitzudefinieren, welche Qualifikationen vorhanden sein sollen. Damit wird sichtbar, ob die Personalressourcen ausreichen, ob die nötigen Qualifikationen überhaupt vorhanden sind bzw. wie viele Stunden gegebenenfalls offen bleiben. Dies liefert wichtige Infos für die Personalplanung und die Weiterbildung.

Reservebedarf

Das Thema Reserveplanung ist ein wichtiger Punkt, sei es, weil Beschäftigte ausfallen oder sich der Bedarf ändert. Einerseits ist in der Vorbereitung zu berechnen, auf wie viel Ausfall man sich einstellen muss, wie hoch werden die Kapazitätsspitzen ausfallen, welche größeren Einbrüche sind zu erwarten, wo liegt der Durchschnitt der Arbeitsbelastung. Um diese Aspekte herum können Modelle gebaut werden.
Ein einfaches Beispiel: Theoretisch werden 20 Mitarbeiter benötigt; wenn aber 22 Personen fix eingeplant sowie sechs weitere gefragt, ob sie einspringen können, wenn darüber hinaus jemand ausfällt, ergibt sich bei den kalkulierten Ausfällen und Kapazitätsschwankungen eine durchschnittlich Anwesenheit von 20 Personen.

Viele Überraschungen kommen nicht überraschend. Es ist zwar unbekannt, wann sie kommen und wie sie genau ausschauen, aber es ist bekannt, dass sie kommen werden. Das kann mitplant werden.
Im Prinzip wird auf zwei Ebenen geplant. Was wird mein Flexibilitätsbedarf sein und wie kann ich ihn minimieren? Gibt es Arbeiten, die liegen bleiben können, gibt es Arbeiten, die auslagert werden können, gibt es Externe, die hinzugezogen werden können?

Feststehende Belastungen sind die Urlaubszeiten, die aber gut voraus planbar sind, eine weitere Schwierigkeit sind längere Abwesenheiten – und diese sind ab dem dritten Tag nicht mehr überraschend.

Die Beschäftigung mit der Frage, wer springt im Fall des Falles ein, ist Teil der Entwicklung des Arbeitszeitmodells. Flexibilität gut zu planen zeigt, dass meist auch die Arbeitnehmer profitieren, weil es weniger Reibungsverluste samt entsprechender Mehrbelastung kommt. Im besten Fall spart das Unternehmen Geld, die Mitarbeiter sparen Nerven.

Wenn die Mitarbeiter über ihre Arbeitszeit verärgert sind, wenn es von Seite des Unternehmens überzogene Ansprüche gibt, steigen Fehlzeiten und Fluktuation, die wiederum die Ansprüche an Flexibilität erheblich bremsen. Sie kosten dem Unternehmen viel Geld, das besser dafür ausgegeben würde, den Mitarbeitern die Veränderung schmackhaft zu machen und sie an den Vorteilen teilhaben zu lassen.