Reserveplanung

Wie kann man mit planbaren und kurzfristigen Abwesenheiten umgehen?

Zeiten als Reserven vorhalten für Abwesenheiten – geht das überhaupt...?

Jeder Arbeitszeitplaner kennt das Problem: der Dienstplan steht, alle wichtigen Aspekte und Anforderungen sind erfüllt und die MitarbeiterInnen sind auch zufrieden. Aber dann – da will ein Kollege doch noch rasch einen zusätzlichen Urlaubstag nehmen, eine Kollegin hat sich krank gemeldet und dann bekommt noch ein Mitarbeiter ein Problem mit seinem kranken Kind und beantragt eine Pflegefreistellung ... und auf einmal passt da gar nichts mehr! 

Was also tun...?

  • Überstunden anordnen?

  • Den beantragten Urlaub nicht genehmigen?

  • Schnell den Plan überarbeiten und die Arbeiten halt neu verteilen?


Oder vielleicht doch auf die im Dienstplan klugerweise schon eingebauten Reservedienste zurückgreifen?


Wie kann man in der Praxis damit umgehen...?

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Reservebedarf ermitteln

  • Für welche Ausfälle und in welcher Höhe soll eine Reserveplanung erstellt werden? z.B. Krankenstand und Abwesenheiten berechnen, Urlaub berücksichtigen...

  • Was weiß man über die zeitliche Verteilung der Abwesenheitszeiten?

  • Wie wirkt sich das alles auf den Personalbedarf aus und gibt es dafür das nötige Personal?

Abdeckungsmodelle entwickeln

  • Welche Lösungswege und Arbeitszeitmodelle zur Abdeckung von Ausfällen sind vorstellbar? 

  • Was kann bereichsintern geklärt werden und wo wird eventuell externe Hilfe benötigt? 

  • Was können flexible Reservedienste ermöglichen?

Umsetzung planen

  • Modell formalisieren und gut kommunizieren

  • administrative Umsetzung sicherstellen (vor allem in der Verrechnung)

  • erste Erfahrungen evaluieren und gegebenenfalls Modell anpassen

Managen Sie die lang- & kurzfristigen Reserven! 
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