Die Smarte Tätigkeits- und Belastungsanalyse

Hohe prüfbare Validität der Daten

Was liefert eine Tätigkeits- und Belastungsanalyse?

Ziel ist die Erhebung valider Grundlagen für die Arbeitszeitgestaltung und den Personalbedarf sowie für die Gefährdungsbeurteilung. Eine Begleitung von Evaluierungen und wissenschaftlichen Studien ist ebenfalls möglich durch die Integration kurzer Fragebögen und Abfragen.

Fragestellungen sind z.B.:

  • Wie hoch ist der Einsatzanteil bei Bereitschaftsdiensten tatsächlich?
  • Wie wird die Arbeitszeit real verwendet? Gibt es Wartezeiten?
  • Wie unterscheiden sich verschiedene Wochentage, Uhrzeiten …?
  • Wie hoch ist die wahrgenommene Belastung für die Beschäftigten?

Bei vielen Arbeiten (zB ÄrztInnen) sind derartige Fragen konfliktreich und schwer seriös zu beantworten. Teils gibt es Streitfälle um Bereitschafts- und Ruhezeiten.

Mit der smarten Tätigkeits- & Belastungsanalyse gelingt eine leicht durchführbare und trotzdem statistisch tragfähige Erfassung von Tätigkeitsanteilen, Ruhezeiten ohne die Beschäftigten mit mühsamer Protokollierung zu belasten, die dann in der Regel nur lückenhafte Aufzeichnungen bringt. 


XIMES bietet ein umfassendes Paket...

... aus speziellen mobilen Erfassungsgeräten und einer webbasierten Auswertungslösung auf Mietbasis - so sind keine Investitionskosten notwendig! 

Laden Sie eine Demo für die Erfassung von Tätigkeiten im Krankenhaus herunter.

Typischer Ablauf

Vorab werden die wichtigsten zu unterscheidenden Tätigkeitsarten und der Erhebungsplan (z.B. 6 Wochen) gemeinsam definiert. Der Ablauf wird festgelegt (z.B. welche Bereiche werden analysiert) und der Datenschutz mit der Mitarbeitervertretung geklärt. 

Während der Erfassungsphase übernehmen die Beschäftigten jeweils zu Dienstbeginn ein von XIMES programmiertes Spezial-Handy, das z.B. etwa alle 30 Minuten "brummt". Mit Klicken können sie eine Tätigkeit von einer vorab definierten Liste auswählen und den Deckel schließen. Fertig! Ist eine längere Nicht-Inanspruchnahme in Sicht (z.B. in der Nacht), wird einfach „Ruhephase“ gewählt. Kein Brummen stört.

Nach Abschluss der Erfassung empfehlen wir eine interaktive Auswertung im Rahmen eines Workshops mit Hilfe unserer webbasierten Auswertungslösung. Anschließend wird ein schriftlicher Bericht erstellt. 

Ein Beispiel finden Sie im Anwenderbericht!

Ihre Vorteile

Geringste Belastung: für Beteiligte (keine mühsame Mitschrift) und für Kunden/ Patienten (kein Beobachter steht dabei).

Hohe Qualität bei geringen Kosten: Erhebung über mehrere Wochen reduziert Zufallseinflüsse im Vergleich zu Arbeit mit Beispielwochen.

Mobiler Einsatz: Für mobile Arbeit (z.B. IT, Pflege) und schwer beobachtbare Tätigkeiten (Bildschirmarbeit) besser einsetzbar als Beobachter.

Komfort: Informative Berichte zu Tätigkeiten & Funktionen (anonymisiert)

Transparenz: Am Ende des Dienstes wird jeder Person ein Link auf Webseite zugesandt, was von ihr/ihm an Daten einging – mit Korrekturoption.

Datenschutz: Keine herumliegenden Zettel, keine externen Personen. XIMES wertet nicht personenbezogen aus.

Verlässlichkeit der Daten

  • Eine hohe Antwortrate und kaum fehlende Werte (typisch < 2%) dank komfortabler mobiler Erfassung
  • Keine Hinweise auf missbräuchliche Eingaben in bisherigen Projekten.
  • Die Nutzung durch viele Personen und über längere Zeiträume erschwert systematische Falschangaben und bringt die Chance, dass diese erkennbar werden (zB unpassende Folgen, Muster)
  • Optional Auswertung wie beim Schispringen (exkl. höchste und niederste Werte)
  • Methodische Validierung durch Vergleich von Eigenerhebung zu einer Erhebung mit Beobachtern brachte gute Ergebnisse
  • Bei Verdacht ist eine Quervalidierung im konkreten Fall mit Stichproben möglich

Messen der Tätigkeitsanteile als passendes Paket für Sie:

Die Smarte Tätigkeits- und Belastungsanalyse

Wir bieten eine Komplettlösung aus speziellen Mobiltelefonen und einem webbasierten Analyseservice sowie Berichten – dank Mietbasis sind keine Investitionskosten notwendig.

Die Grundauswertung beinhaltet Abbildungen und Excel-Dateien zu folgenden Auswertungen

  • Gesamtübersicht der Tätigkeitsanteile - wie häufig kommen welche Kategorien vor?
  • Verteilung der Tätigkeiten über 24 Stunden, nach Wochentagen, z.B. direkt patientenbezogene und indirekt patientenbezogene Arbeit, Verwaltung - je nach den von Ihnen gewählten zu untersuchenden Tätigkeitsarten.

  • Bei Bereitschaftsdiensten / Rufbereitschaft: Mittlere Verteilung von Arbeit und Ruhe (Inanspruchnahme) über 24 Stunden
  • Unterscheidung nach einzelnen Wochentagen (oder wenn gewünscht Gruppierung z.B. Mo-Fr, Sa/So…) von der Inanspruchnahme im 24-Std.-Verlauf
  • Kennzahlen zur Qualität der Erhebung, zur Verlässlichkeit der Daten
  • Arbeitsplätze, Abteilungen oder Bereiche können ebenfalls miteinander verglichen werden. Konkrete Beispiele aus dem Krankenhaus finden Sie in diesem Anwendungsbericht. Weitere Auswertungen nach Ihren Wünschen können wir Ihnen nach Absprache anbieten.

Fragen und Antworten

  • Vor der Erfassung wird festgelegt, welche Tätigkeiten zur Auswahl angeboten werden sollen.
  • Es können ca. 8 verschieden Tätigkeiten gut unterschieden werden: z.B Pause; direkte Arbeit mit Patienten/Kunden; Dokumentation; Telefonat; ...
  • Je nach Paket können diese durch den Kunden oder durch XIMES angepasst werden.

  • Alle ca. 20-30 Minuten durch das Gerät gefragt, was man gerade tut. Man wählt einfach die passende Antwort aus einer vorab definierten Liste der Tätigkeiten aus und schließt den Deckel.

  • Wenn eine längere Ruhepause / Zeit der Nicht-Inanspruchnahme erwartet wird, setzt man das Gerät in den Ruhemodus. Bei Abruf oder nach Ende der Bereitschaftszeit schaltet man es wieder aktiv - die zufällige Erfassung startet wieder.

  • Jeder Dienst hat ein Handy, an dem sich der/die Arbeitnehmer/in mit einem Kürzel anmeldet. Nach Dienstende wird es an die ablösende Person oder z.B. das Sekretariat übergeben.

  • Daten werden übertragen, wann immer das Gerät ein verfügbares Mobilnetz hat.
  • Ist das Gerät zwischendurch offline, sammelt es die Daten und schickt sie an den Server sobald eine Netzverbindung verfügbar ist.
  • Die Erfassung funktioniert dadurch tagelang auch ohne Netzverbindung.

Mühelos und standardisiert kann dargestellt werden, wie sich Tätigkeiten über die Stunden, Tage und Wochen verteilen, z.B.

  • prozentuale Inanspruchnahme im Bereitschaftsdienst in Stundenintervallen
  • Verteilung der Tätigkeitsanteile, z.B. direkte und indirekte Arbeiten im regulären Dienst
  • Verhältnis von Ruhe und Arbeit

Arbeitsplätze, Abteilungen oder Bereiche können ebenfalls miteinander verglichen werden. Konkrete Beispiele aus dem Krankenhaus finden Sie im Anwenderbericht

  • Die Daten werden an einen gesicherten Server von XIMES übertragen.

  • Es kommen keine Informationen zu Personen außer Haus! Trotzdem empfehlen wir die interne Abklärung mit den entsprechenden Stellen.

  • Von XIMES werden nur verdichtete Statistiken als Ergebnis geliefert, mit mindestens 10 Werten pro Auswertungseinheit. Dadurch ist kein Rückschluss auf Personen möglich

  •  Falls die Erfassung nicht anonymisiert erfolgt, stellen wir gerne Vorlage für AVV laut DSGVO zur Verfügung.

  • Gerne stellen wir Ihnen Detailinformation zur Verfügung.

  • Die Erfassung kann zu einer Beobachtungsstudie umgewandelt werden - dabei läuft das Gerät kontinuierlich und der/die Beobachter/in wählt beim Tätigkeitswechsel die neue Kategorie aus vorher definierten Kategorien aus. Es werden automatisch Zeitstempel gesetzt.

  •  Es können Fragebögen eingespielt und zu definierten oder zufälligen Zeitpunkten abgefragt werden. Dies ist z.B. für Tagebuch-Studien interessant.

Vereinfachen Sie jetzt Ihre Tätigkeitsanalysen!

Gerne unterstützen wir Sie dabei.