Die Ausgangslage: Unzufriedenheit und hohe Fluktuation

Bei einem Anbieter für soziale Dienstleistungen stießen die Arbeitszeiten und die Planung der Einsätze immer wieder auf Unzufriedenheit. Lange Arbeitstage, ständige Verfügbarkeiten und die Herausforderung, qualifiziertes Personal zu gewinnen, führten zu einer angespannten Stimmung und einer hohen Fluktuation.

Die Herausforderungen:

• Zu viele kurze Einsätze, die zu wenig Freizeit führten.
• Eine hohe Belastung für die Mitarbeiter:innen durch die Arbeitszeiten und ineffiziente Planung.
• Schwer abschätzbarer Personalbedarf und Unterbesetzung an vielen Standorten.  

Die Lösung: Effizientere Dienstplanung und passender Personalbedarf

Im Projekt mit XIMES ging darum, die richtigen „Problemzonen“ zu identifizieren und neue, effiziente Planungsansätze zu entwickeln, die sowohl die Bedürfnisse der Mitarbeiter als auch die der Kunden berücksichtigen.

Ein erstes Vorprojekt half, die wesentlichen Herausforderungen zu erkennen. Es zeigte sich, dass die bisher enge Bindung zwischen Betreuer:in und Kund:in nicht nur organisatorische Schwierigkeiten verursachte, sondern auch die Arbeitszeiten unübersichtlich und belastend machte.

Danach starteten vier Pilotprojekte, in denen neue Planungsmethoden getestet wurden – einschließlich der Fahrtenplanung und einer besseren Personalplanung. Durch kontinuierliche Anpassungen und intensive Zusammenarbeit mit den Führungskräften wurden die Ansätze verfeinert, und die ersten Erfolge wurden spürbar. Auch die Beschäftigten berichteten in einer Befragung erhebliche Verbesserungen. 

Daher erfolgte im letzten Schritt der Roll-out auf alle Standorte, in den die Erfahrungen aus den Pilotprojekten einflossen.

Das Ergebnis: Optimierte Planung und mehr Zufriedenheit

Die Umstellung führte zu effizienteren Diensten, optimierter Fahrtenplanung und eine präziseren Personalplanung. Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick:

• Zufriedene Mitarbeitende durch eine neue Betreuungsstruktur mit weniger Arbeitstagen und längere durchgehende Dienste.
• Hohe Planungssicherheit und bessere Planungstechniken mit optimierter Dienst- und Fahrtenplanung. 
• Präzise Steuerungsmechanismen für Personalbedarf und Kapazitätsabschätzungen. 

 Ein Beitrag von Jana Büchelhofer und Anna Arlinghaus, XIMES GmbH