Die Ausgangslage: Steigendes Verkehrsaufkommen

Für ein führendes Betankungsunternehmen eines Flughafens war die Herausforderung klar: Die bestehenden Schichtpläne konnten dem gestiegenen Verkehrsaufkommen und den erweiterten Betriebszeiten nicht mehr gerecht werden. Die Ergebnisse waren spürbar: Fehlabdeckungen von rund 10%, sorgten für Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern und beeinträchtigten die Betriebseffizienz. Die Lösung: Ein maßgeschneiderter Schichtplan, der sowohl die operativen Anforderungen als auch die Bedürfnisse der Mitarbeiter berücksichtigte.

Das Problem: Fehlabdeckungen - eine Schwachstelle im Betrieb 

Zu den größten Herausforderungen gehörte die Unterschreitung der benötigten Personalressourcen während der Spitzenzeiten und die Überdeckung an weniger ausgelasteten Tagen. Eine Analyse des benötigten Personals an allen Wochentagen und Uhrzeiten im Vergleich zu den tatsächlich geleisteten Zeiten brachte wichtige Erkenntnisse:

• 8,7% Unterdeckung: In den Spitzenzeiten fehlte oft Personal, was zu ineffizientem Betrieb und verzögerten Betankungsvorgängen führte.  
• 2,3% Überdeckung: In weniger belasteten Zeiten wurden unnötig viele Mitarbeiter eingeplant, was zu höheren Personalkosten und ineffizient eingesetzten Ressourcen führte.  

Der bestehende Schichtplan konnte weder die betriebliche Belastung noch die benötigte Flexibilität für Urlaubs- und Krankheitsvertretungen zufriedenstellend abdecken. Gleichzeitig musste eine lange Soll-Wochenarbeitszeit von über 40 Stunden erreicht werden.

Die Lösung: Ein flexibles und effizientes Schichtsystem

Gemeinsam wurde ein optimierter Schichtplan entwickelt. Auf Basis einer detaillierten Betriebszeitanalyse und der Einbindung der Mitarbeiter wurden zwei Schichtmodelle getestet:

• Lange Schichten an Werktagen und 12-Stunden-Schichten am Wochenende – Dies reduzierte die Fehlabdeckung auf fast 0% Unter- und Überdeckung.  
• Kurze und lange Schichten im Teilzeitmodell – Dies führte zu einer leicht höheren Fehlabdeckung, aber bot eine flexible Lösung, um Mitarbeiter mit unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen zu integrieren: 1,6% Unterdeckung und 2,9% Überdeckung.  

Die Entscheidung fiel zugunsten der langen Schichten, da der Betrieb bisher nur Vollzeitkräfte beschäftigte und die Arbeitslänge als verträglich beurteilt wurde. Mit diesem Modell konnten die Fehlabdeckungen signifikant reduziert werden, und gleichzeitig erhielt jeder Mitarbeiter ausreichend Freizeit.

Ergebnisse der neuen Schichtplanung

Der optimierte Plan hatte messbare Vorteile:

• Fehlabdeckungen von nahezu 0%: Die Unter- und Überdeckung von aus dem alten Plan wurden auf minimale Werte reduziert. Dies führte zu einem effizienteren Betrieb und einer besseren Auslastung der Mitarbeitenden.  
• Weniger Überstunden und Personalkosten: Durch die Einführung von Reserve-Schichten und flexiblen Arbeitszeiten konnten Überstunden deutlich gesenkt werden. 
• Hohe Zufriedenheit der Mitarbeiter: Das neue Schichtmodell bot den Mitarbeitern deutlich längere zusammenhängende Freizeitblöcke, was sich positiv auf die Zufriedenheit und das Wohlbefinden auswirkte. 
• Ein zusätzliches Highlight war die Einführung von Reserve-Schichten, die flexibel genutzt werden konnten, um Urlaubs- und Krankheitszeiten abzudecken.  

Fazit: Ein maßgeschneiderter Plan für mehr Effizienz und Zufriedenheit 

Dieses Beispiel zeigt, wie eine durchdachte Schichtplanung nicht nur die Betriebsabläufe optimiert, sondern auch das Wohlbefinden der Mitarbeiter steigern kann – und das mit greifbaren Ergebnissen in Zahlen.

Unterstützt durch Beratung und Softwareprodukte der Firma XIMES und einer klaren, strukturierten Planung konnten alle Prozesse reibungslos umgesetzt werden. Das Beispiel des Flughafendienstes zeigt, wie durch eine intelligente Anpassung der Schichtmodelle sowohl die Betriebsführung als auch die Mitarbeiterzufriedenheit langfristig verbessert werden können. 

Ein Beitrag von Jana Büchelhofer und Anna Arlinghaus, XIMES GmbH