Die Berechnung des richtigen Personalbedarfs ist mitunter komplex. Wann wie viele Personen am richtigen Ort sein sollen, ist vor allem bei starken Schwankungen und schwer planbaren Tätigkeiten schwierig abschätzbar. Doch Expertenwissen gestützt von spezieller Software bringt Licht ins Dunkle! Ein kurzer Bericht aus einem durch die FFG geförderten Forschungsprojekt beschreibt unsere neuesten Entwicklungen zum Thema:

Entwicklung von Modellen zur Personalbedarfsberechnung

Um Werkzeuge für die Personalbedarfsberechnung zu verbessern, wurde 2017 bei XIMES ein gefördertes Forschungsprojekt zum Einsatz von Visual Analytics (Kombination von komplexen Datenanalysen mit visueller Darstellung) in der betrieblichen Praxis durchgeführt. Dabei wurden neue, interaktive Visual Analytics Methoden zur faktenbasierten Personalbedarfsberechnung für Krankenhäuser entwickelt. In einem mehrschrittigen Prozess wurden Modelle für den Bedarf erstellt und verfeinert:

Datenaufbereitung und -analyse

Auswertung durchschnittlich anwesender PatientInnen an den Wochentagen (Symbol)

Hunderttausende Datensätze aus der Dokumentation wurden aufbereitet und analysiert. Dabei stellten wir z.B. die Anzahl anwesender Patienten zu verschiedenen Zeiten und Fallzeiten für die Untersuchung und Behandlung dem tatsächlich anwesenden medizinischen Personal gegenüber. 

Visual Analytics: Darstellung komplexer Sachverhalte

Mit statistischen und visuellen Methoden konnten Indikatoren für Überlast und Belastungsniveau identifiziert werden. Wenn sich etwa die Bearbeitungszeiten pro Fall verkürzten und gleichzeitig viele PatientInnen warteten, wurde dies als Indikator für eine Unterbesetzung zu diesem Zeitpunkt gewertet. 

Modellierung und Verfeinerung

Abgleich des Bedarfs mit tatsächlich anwesendem Personal an einem Tag (Symbol)

Die Modelle dienten der Schätzung erforderlicher Bearbeitungszeiten für verschiedene Berufsgruppen (Ärzte, Pflege) nach verschiedenen Arbeitsfeldern (Notaufnahme, Aufnahmestation …). Die hier neu entwickelten Modelle konnten anschließend mit bestehenden Verfahren zur Personalbedarfsberechnung verglichen werden.

Die komplexe Modellierung für die Berechnung des notwendigen Bedarfs und der Abgleich mit tatsächlichen Fällen stellte den letzten Schritt dar.  

Der gute Weg der Personalbedarfsermittlung liegt in der Mitte

Weder die extreme Vereinfachung noch eine überkomplexe Modellierung sind bei der Personalbedarfsrechnung sinnvoll. Mit überschaubaren aber aussagekräftigen Bedarfsindikatoren und Einflussfaktoren lassen sich dagegen valide Modelle erstellen, die auch komplexe Bedarfe abschätzbar machen. 

Bei der faktenbasierten Personalbedarfsberechnung wurden in diesem Projekt Interaktionsoptionen, statistische Verfahren und Visualisierung in neuer Weise so kombiniert, dass eine – im Vergleich zu bestehenden Methoden – deutlich verbesserte (Lage und Umfang des Bedarfs) Methode zum Personaleinsatz entwickelt werden konnte. Die Methoden erlaubten auch inhaltlich einen großen Fortschritt: ein faktenbasierter Indikator für Überlastung der Beschäftigten.

XIMES Angebote zur Personalbedarfsermittlung

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