Drei aktuelle Studien zeigen,
wie eng Arbeitszeit, Gesundheit und Versorgungsqualität zusammenhängen, und warum strategisches Workforce Management (WFM) im Gesundheitswesen mehr Wirkung hat als zusätzliche Stellenausschreibungen.
Wenn Sie Verantwortung für Personalplanung in einem Krankenhaus oder einem Pflegebetrieb tragen, kennen Sie die Lage: kurzfristige Ausfälle, spontanes Hereinholen von Vertretungen, Mehrarbeit, Krisenmodus in der Dienstplanung. Die strategische Steuerung bleibt liegen, weil das Operative jeden Tag drückt.
Dabei zeigen aktuelle Studien deutlich: In der systematischen Gestaltung von Personalbedarf und Arbeitszeit liegt einer der wirksamsten Hebel, um die Personalsituation nachhaltig zu verbessern.
Wir bei XIMES begleiten seit vielen Jahren Krankenhäuser und Pflegeunternehmen bei Personalbedarfsplanung, Dienstgestaltung und Arbeitszeitmodellen. Die Erkenntnisse in diesem Beitrag stammen aus unserer Arbeit, kombiniert mit aktuellen Studien aus Arbeitswissenschaft und Versorgungsforschung.
Was Schichtdienst und ungünstige Dienstfolgen mit Personalverfügbarkeit zu tun haben
Viele Führungskräfte erleben es täglich:
- steigende Krankenstände
- zunehmende Erschöpfung im Team
- Schwierigkeiten, Dienste verlässlich zu besetzen
Schichtdienst und vor allem ungünstige Dienstfolgen hängen mit diesen Effekten systematisch zusammen. Zwei aktuelle Übersichten zeigen, wie eng: Inchingolo et al. (2025) und Djupedal et al. (2025) verbinden Schichtarbeit mit Schlafmangel, erhöhter psychischer Belastung, langfristigen Gesundheitsrisiken und Krankenständen.
Besonders kritisch im Klinikalltag sind dabei:
- lange Dienste, die zu hoher Ermüdung und Fehlerrisiken führen
- kurze Ruhezeiten zwischen den Einsätzen, die ausreichende Erholung verhindern
- hohe Belastung aus Bereitschaftsdiensten mit hohen Einsatzanteilen
- wenig Planbarkeit der Freizeit durch häufiges kurzfristiges Einspringen
Für die Praxis bedeutet das: Arbeitszeitgestaltung entscheidet direkt darüber, wie viel Personal tatsächlich verfügbar ist. Ein Dienstplan, der formal ausreichend besetzt ist, sagt nichts darüber aus, wie viel Belastung er erzeugt, oder wie viel davon morgen als Ausfall zurückkommt.
Auch die Versorgungsqualität hängt direkt mit der Dienstplangestaltung zusammen. Martins et al. (2025) zeigen, dass Pflegequalität wesentlich von Dienstplänen, Personalausstattung und Arbeitsumgebung bestimmt wird. Diese Faktoren wirken zusammen und müssen entsprechend auch gemeinsam gesteuert werden.
Drei Fragen, die uns Healthcare-Entscheider:innen stellen — und unsere Antworten
„Wie bekomme ich eine verlässliche Dienstplanung bei gleichzeitigem Personalmangel?”
Über stabile Rahmenpläne mit realistischen Reservekonzepten, basierend auf Ausfallmustern, Qualifikationen und Versorgungslevel. Dienstpläne, die gesundheitlich weniger belasten, können Krankenstände reduzieren und so im Endeffekt zu mehr Personalstunden führen.
„Wie sichere ich die Qualität trotz hoher Belastung und Arbeitszeitgrenzen?”
Durch arbeitswissenschaftlich tragfähige Dienstmodelle, die kritische Dienstfolgen reduzieren und Bereitschaftsdienste sinnvoll integrieren, und dabei im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben bleiben.
„Wie halte ich Kosten im Griff, ohne Qualität zu gefährden?”
Indem Personalbedarf datenbasiert aus realen Leistungsdaten und nicht über pauschale Stellenpläne abgeleitet wird.
Die Antwort auf alle drei Fragen liegt nicht in Einzelmaßnahmen, sondern in einer integrierten Steuerung von Bedarf und Arbeitszeit.
Der XIMES-Ansatz für strategisches WFM im Gesundheitswesen
1. Analyse und Personalbedarfsplanung: datenbasierte Bedarfsrechnung
Wir analysieren, welche Faktoren den Personalbedarf in Ihrer Einrichtung wirklich treiben: Belegung, Fallschwere, Leistungsdaten, Belastungsspitzen, Stationsstruktur. Daraus berechnen und prognostizieren wir den tatsächlichen Bedarf pro Schicht, pro Qualifikation und pro Bereich. Das ist die Grundlage für jede weitere Gestaltung.
Wir bedanken uns herzlich für die professionelle Unterstützung bei der Personalbedarfsermittlung und Belastungsanalyse in unserem Krankenhaus. Das Vorgehen war fundiert, praxisnah und individuell auf unsere Bedürfnisse abgestimmt, und lieferte wertvolle Grundlagen für unsere zukünftigen Entscheidungen.
Mag. (FH) Peter Neier, Verwaltungsdirektor, Krankenhaus Dornbirn
2. Dienstgestaltung und Rahmenpläne: Bedarf in tragfähige Pläne übersetzen
Der ermittelte Bedarf wird in Schicht- und Dienstmodelle übersetzt, die zur Realität passen, und wirtschaftlich, ergonomisch und rechtssicher sind. Rahmenpläne schaffen Planungsstabilität durch klare Soll-Besetzungen, Reservekonzepte und Regelwerke für Vertretungen.
Durch die gute Zusammenarbeit mit XIMES und die Einführung von Rahmendienstplänen konnte die Dienstplanverlässlichkeit für die Mitarbeiter:innen in unseren Pflegehäusern erhöht werden und der Aufwand für die monatliche Dienstplanung deutlich reduziert werden.
Patrick Lösch, Bereichsleiter Arbeitszeit, Personalcontrolling, Personalsysteme, Samariterstiftung
3. Reporting und Wirkungsmessung: Compliance, Belastung und Steuerung sichtbar machen
Im laufenden Betrieb messen wir, ob Ist-Arbeitszeiten zum tatsächlichen Bedarf passen, wie sich Belastung und Auslastung entwickeln und wo nachgesteuert werden muss. Besonders relevant im Gesundheitswesen: die Einhaltung tariflicher und gesetzlicher Vorgaben, etwa bei Bereitschaftsdiensten.
Mit XIMES ACT konnten wir ohne großen Aufwand belegen, dass der Einsatz unserer Ärzt:innen im Bereitschaftsdienst den tariflichen Vorgaben entspricht.
Nicoline Amfaldern, Spezialistin Arbeitszeitmanagement, Uniklinikum Freiburg
Strategisches WFM entlastet Führung, statt zusätzlichen Aufwand zu verursachen
Viele Verantwortliche haben den Eindruck: „Für strategisches Workforce Management fehlt uns die Zeit.” Die Realität ist oft umgekehrt. Strategisches WFM erweitert vielmehr die zeitlichen und organisatorischen Spielräume, um sich von permanentem Umplanen, hohen Abstimmungsaufwänden und wenig Transparenz über die tatsächlichen Ursachen zu verabschieden.
Ein integrierter Ansatz schafft Planungsstabilität, Transparenz über Zusammenhänge und gezielte Steuerungsmöglichkeiten. Die Ziele definieren Sie. In den meisten Projekten entsteht eine spürbare Entlastung für die Beschäftigten und die Dienstplanung bei gleichzeitig besserer Steuerbarkeit der Organisation.
Was unsere Kunden zur Zusammenarbeit sagen
Seit vielen Jahren dürfen wir auf die Expertise von Dr. Johannes Gärtner und seines Unternehmens XIMES vertrauen. Mehrere umfassende und erfolgreich umgesetzte Personalmanagementprojekte tragen die professionelle Handschrift von Dr. Gärtner und seinem Team. Wir freuen uns, auch weiterhin auf sein wissenschaftlich fundiertes, praxisorientiertes, nachhaltiges und alle Beteiligten ins Boot holende Vorgehen bauen zu dürfen.
Gerald Fleisch, Geschäftsführer, Vorarlberger Krankenhaus-Betriebsges.mbH
Fazit
Die Herausforderungen im Gesundheitswesen lassen sich nicht allein durch mehr Personal lösen, aber sie lassen sich besser steuern.
Arbeitszeit im Rahmen eines strategischen Workforce Managements ist einer der wirksamsten und oft unterschätzten Hebel. Wer ihn gezielt nutzt, verbessert nicht nur die Arbeitsbedingungen für die Beschäftigten, sondern auch Stabilität, Versorgungsqualität und Wirtschaftlichkeit der Einrichtung.
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